Datenschutz-Unterweisung

Beschäftigte, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen auf Vertraulichkeit verpflichtet und geschult werden.

Kurz beantwortet

Wer personenbezogene Daten verarbeitet, muss sein Personal nach Art. 32 DSGVO anweisen und schulen sowie nach Art. 29 DSGVO auf Weisungsgebundenheit verpflichten. Eine feste Frist nennt die Verordnung nicht; in der Praxis hat sich ein jährlicher Rhythmus parallel zur Arbeitsschutzunterweisung durchgesetzt. Einen Datenschutzbeauftragten braucht ein Betrieb nach §38 BDSG in der Regel ab 20 Personen, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten.

Auf einen Blick

Rechtsgrundlage	Art. 29, 32 und 39 DSGVO, §38 BDSG
Zielgruppe	alle Beschäftigten mit Datenzugang
Intervall	kein festes, jährlich üblich
Datenschutzbeauftragter	in der Regel ab 20 Personen
Dauer	60 bis 120 Minuten
Preis	ab 25 € pro Teilnehmer, Inhouse ab 350 €
Nachweis	Teilnehmerliste und Verpflichtungserklärung

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Vorteile

Bußgeldrisiko senken

Fehlende Schulung wird bei Datenpannen regelmäßig als Organisationsverschulden gewertet.

Pannen vermeiden

Der häufigste Vorfall ist kein Hackerangriff, sondern die falsch adressierte E-Mail.

Gut kombinierbar

Lässt sich mit KI-Kompetenz und Informationssicherheit in einem Termin abdecken.

Auch online

Vollständig als Live-Online-Termin durchführbar.

Zielgruppe

Alle Beschäftigten mit Zugang zu personenbezogenen Daten – Personalabteilung, Vertrieb, Buchhaltung, Empfang, IT. In der Praxis betrifft das nahezu jeden Bürobetrieb.

Ablauf

Verarbeitungen sichten

Welche personenbezogenen Daten fallen wo an?

Verpflichtung

Beschäftigte auf Vertraulichkeit und Weisungsgebundenheit verpflichten.

Schulen

Grundbegriffe, Betroffenenrechte, Meldepflicht bei Datenpannen, Umgang mit E-Mail und Cloud.

Dokumentieren

Teilnahme festhalten und Auffrischung terminieren.

Die 72-Stunden-Frist kennt kaum jemand

Eine Datenpanne ist der Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden zu melden. Diese Frist läuft ab Kenntnis im Unternehmen, nicht ab Kenntnis der Geschäftsführung. Wenn Beschäftigte nicht wissen, dass und wem sie einen Vorfall melden müssen, ist die Frist oft schon verstrichen, bevor jemand Zuständiges davon erfährt. Genau das gehört in die Unterweisung.

Die Verpflichtung auf Vertraulichkeit ist ein eigener Schritt neben der Schulung. Sie wird einmalig bei Einstellung unterschrieben und sollte bei der Unterweisung nicht mit der Teilnehmerliste verwechselt werden.

Häufige Fragen

Die DSGVO nennt keine ausdrückliche Schulungspflicht mit Frist, verlangt aber nach Art. 32 geeignete organisatorische Maßnahmen und nach Art. 39 die Sensibilisierung und Schulung des Personals. In der Praxis ist die Schulung damit erforderlich.

Nach §38 BDSG in der Regel, wenn mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig davon kann sich die Pflicht aus der Art der Verarbeitung ergeben.

Ein festes Intervall gibt es nicht. Jährlich zusammen mit der Arbeitsschutzunterweisung hat sich bewährt.

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Redaktionell erstellt auf Grundlage der oben genannten Rechtsquellen. Wie wir arbeiten, steht in unseren redaktionellen Richtlinien. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Quellen: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 29, 32, 33 und 39 · §38 BDSG. Stand: August 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

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